. .

Mit agorum® core zu einem strukturierten Dokumentenmanagement-System

agorum_logo Die Ordner quellen über, die Regale sind voll und auch im Computer lassen sich viele Dokumente so schnell nicht wieder finden. Die Lösung dieses Problems, das immer mehr Unternehmen haben, hat sich die agorum® Software GmbH zur Aufgabe gemacht. Seit über zehn Jahren befasst sich das schwäbische Open Source-Unternehmen mit Informations- und Wissensmanagement Plattformen. Im Jahr 2002 begann es mit der Entwicklung von agorum® core, welches zwei Jahre später erstmals zum Einsatz kam. Der Anbieter entschied sich schließlich im Jahre 2008, das DMS agorum® core quelloffen zu machen - und das mit vollem Erfolg.

Die Besonderheit der DMS-Software, nämlich die gewohnte Ordnung im Computersystem zu erhalten und gleichzeitig von den Vorteilen eines DMS zu profitieren, wissen viele User zu schätzen. Dank agorum® core können alle Dokumente und Dateien unternehmensweit über das DMS abgerufen werden. Die Umstellungsprobleme auf ein neues System bleiben dem Unternehmen erspart. DMS-Funktionen wie Schlagwort-Suche, Drag & Drop, Historisierung und Scanning werden in das bisherige System eingepflegt, ohne dass der Mitarbeiter es merkt. "Mit agorum® core können Sie weiterarbeiten wie bisher. Die Einarbeitungszeiten für Mitarbeiter sind gering. Schulungen braucht man wenige bis gar keine. Das System ist außerdem sehr schnell eingerichtet", so Rolf Lang, Geschäftsführer der agorum® Software GmbH.

Neuerdings ist außerdem die Integration von agorum® core in Liferay möglich, was die Systemnutzung weiter vereinfacht. Wo immer es im Intranet oder in der Projektzusammenarbeit über das Extranet von Liferay notwendig ist, stellt agorum® core personalisiert die wichtigsten Dokumente, E-Mails und Dateiverzeichnisse des eingeloggten Benutzers auf ein Blick zur direkten Weiterbearbeitung zur Verfügung. Zu bearbeitende Dokumente können direkt aus Liferay heraus im jeweiligen Bearbeitungsprogramm geöffnet, bearbeitet und wieder gespeichert werden. Die wichtigsten Verzeichnisse und Dateien des Nutzers können im Windows Explorer aufgerufen werden. Zudem kann jedes Dokument aus der Weboberfläche von Liferay als PDF-Datei generiert und aufgerufen werden. Ähnliche Integrationen wurden bereits für Content-Management-Systeme wie TYPO 3 und Joomla, CRM-Systeme wie SugarCRM und verschiedene ERP-Systeme realisiert.

agorum® core bietet eine Vielfalt an Modulen und Möglichkeiten

agorum® core sorgt dafür, dass sich alle Daten im System schnell und strukturiert finden lassen. Zudem lassen sich alle möglichen Informationen und Dokumente, wie Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails, Vertragsunterlagen, usw., aus verschiedensten Softwareprodukten, wie z.B. ERP-, CRM-, CMS- oder Portalsystemen, zusammengefasst und gesammelt darstellen. Sämtliche Daten können bei Bedarf archiviert und rechtskonform aufbewahrt werden. Dabei bleiben die Dokumente weiterhin voll durchsuchbar. Ebenso können auch größere Einzeldatenmengen wie beispielsweise CAD-Zeichnungen oder andere Grafikdokumente hinterlegt und verwaltet werden. Alle im System gespeicherten Informationen lassen sich in agorum® core sinnvoll miteinander verknüpfen, so können beispielsweise in einer Kundenakte sämtliche Vorgänge und Dokumente zu einem Projekt gebündelt hinterlegt werden. Dieses Wissens- und Informationsnetzwerk lässt sich mit integrierten Foren und Wikis ergänzen und verlinken. Der einzelne Mitarbeiter kann sich so sehr schnell und einfach über Zusammenhänge informieren.

Das Webportal desk4web ermöglicht es, Daten auch außerhalb des Unternehmens über das Internet zugänglich zu machen. E-Mails, Projekt-Kalender und virtuelle Sichten auf die Datei erleichtern so die Zusammenarbeit im Team.
Mithilfe eines Workflow-Moduls laufen Prozesse automatisiert ab, wobei auch externe Systeme über Schnittstellen mit eingebunden werden können. Unternehmensinterne Vorgänge wie Urlaubsanträge, Bestellungen und Reklamationen können so dokumentiert und stets überprüft werden. "Sie haben mit agorum® core alles im Blick, egal ob Adressen, Akten oder andere Daten", so Lang. Der Grundstein für transparente, strukturierte Arbeitsabläufe im Unternehmen ist damit gelegt.

Ancud IT-Beratung, Experte für Open Source Integrationen, berät Sie gerne über Planung und Umsetzung von agorum® core, damit auch Sie ein perfekt funktionierendes Dokumentenmanagement-System in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
 
Wir beraten Sie gerne! Bei Fragen können Sie uns gerne jederzeit kontaktieren.