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Enterprise Content Management mit Alfresco

Alfresco ist das führende Open Source System für Enterprise Content Management und kollaboratives Dokumentenmanagement. Die Lösung umfasst Dokumentenmanagement, Collaboration, Workflow, Records Management, Imaging, Knowledge Management und Web Content Management. Gegründet wurde Alfresco im Jahr 2005 von John Powell. Das Entwicklerteam von Alfresco war zuvor für das kommerzielle Dokumentenmanagement Documentum verantwortlich. Um die Entwicklung eines weiteren Hersteller-Standards zu vermeiden, wurde bei der Entwicklung von Alfresco von Anfang an auf offene Standards und best-of-breed-Technologien geachtet. Alfresco ist selbst auf bewährte Open Source Infrastrukturen aufgebaut wie Hibernate und Spring. Dazu kommen Standards wie JSR 170, JSR 168, REST, und BPEL . Diese Standardunterstützung ist ein entscheidender Vorteil bei der Integration von Alfresco in bestehende IT-Infrastrukturen. Durch die Nutzung einer Serviceorientierten Architektur (SOA) ist Alfresco hochskalierbar. Es kann sowohl auf einem Einzelplatz-Rechner für eine kleine Organisation, als auch in einer geclusterten Hochverfügbarkeitsumgebung für ein Großunternehmen eingesetzt werden.

Social Computing: Kollaboratives Dokumenten- und Content Management

In den Bereichen Web 2.0 und Social Computing findet derzeit in vielen Unternehmen ein Mentalitätswandel statt: Kommunikationswege und kommunizierte Inhalte werden in einen vernetzten Kontext gestellt. Alfresco hat diesen Trend erkannt und setzt auf Web 2.0-Dienste bzw. Tools wie Facebook, iGoogle, Adobe Flex, MediaWiki, TypePad und WordPress. Mit diesen Tools lassen sich interne Inhalte wie beispielsweise Office-Anwendungen, E-Mail oder CRM, und externe Inhalte (iGoogle, Google Maps oder Wikipedia) darstellen. Zudem können Rich Internet Applications und Mash-Ups entwickelt werden, um Social Content in die Arbeitsumgebung zu integrieren.

Eine große Stärke von Alfresco ist kollaboratives Dokumentenmanagement. Dabei werden folgende Features angeboten: Social und Content Services, eine transparente und unabhängige Gestaltung der Datenablage, Metadatenverwaltung, Formatkonvertierungen (z.B. von Word zu PDF oder von Power Point zu Flash), Versionierung, Workflows, integrierte Volltextsuche und Archivierung.

Hohe Usability

Der Zugriff auf das Repository gestaltet sich einfach. Möglich ist der Zugriff über WebDAV, FTP und http, aber auch über das native Dateisystem des jeweiligen Betriebssystems mittels Samba oder CIFS (Netzlaufwerk). Alfresco verfügt über eine CIFS-Implementierung auf Java-Basis. Das bedeutet, dass der Lernaufwand bei der Einführung von Alfresco sehr gering ist. Außerdem gibt es eine Vielzahl von Plugins, mit denen Alfresco an MS Office oder OpenOffice angebunden werden kann. Die webbasierte Benutzeroberfläche mit Aufgabenmanagement und Regelassistent hilft ebenfalls dabei, neue User schnell mit der Anwendung vertraut zu machen.

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